Clevortex — KVKK Aydınlatma Metni

1. Bu metin kimler için?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca Clevortex (“Clevortex”, “biz”) iki farklı sıfatla kişisel veri işler:

• A) Veri sorumlusu olarak: clevortex.com sitesini ziyaret edenlerin, demo veya erken erişim formu dolduranların ve Clevortex hizmetine abone olan işletmelerin (hesap sahipleri ve kullanıcıları) verileri. Bu verilerin nasıl işlendiği aşağıdaki A bölümündedir.
• B) Veri işleyen olarak: Clevortex asistanını kullanan bir işletmeye (klinik, güzellik merkezi, otel, restoran, galeri, emlak ofisi vb.) WhatsApp, Instagram veya web sitesi sohbeti üzerinden yazan kişilerin yazışmaları. Bu verilerin veri sorumlusu ilgili işletmedir; Clevortex yalnızca işletme adına ve onun talimatıyla işler. B bölümüne bakınız.

Veri sorumlusu (A bölümü için): Clevortex — İletişim: kvkk@clevortex.com

A1. İşlenen kişisel veriler

• Demo ve erken erişim talepleri: ad soyad, işletme adı, sektör, telefon, e-posta, mesajınız, formu gönderdiğiniz sayfa ve sizi siteye yönlendiren kaynak bilgisi (ör. reklam kampanyası etiketi).
• Abone hesapları: hesap sahibinin ve kullanıcıların ad soyadı, e-posta adresi, telefonu; işletme bilgileri (ad, sektör, şube adresleri, çalışma saatleri, hizmetler); hesap ayarları; onay kayıtları (hangi metni hangi sürümüyle ne zaman onayladığınız).
• Güvenlik ve işlem kayıtları: oturum bilgileri, iki aşamalı doğrulama kayıtları, yönetim ekranı erişim kayıtları, hata kayıtları.
• Site kullanımı: zorunlu çerezler (ayrıntılar Çerez Politikası'nda).

A2. İşlenme amaçları ve hukuki sebepler

• Demo ve erken erişim taleplerinize dönüş yapılması ve kayıt açıldığında bilgilendirilmeniz — KVKK m. 5/2-c (sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili) ve m. 5/2-f (meşru menfaat).
• Abone hesabının açılması, hizmetin sunulması, destek verilmesi ve abonelik işlemleri — KVKK m. 5/2-c (sözleşmenin kurulması ve ifası).
• Hizmetin güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi ve hata giderme — KVKK m. 5/2-f (meşru menfaat).
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi (ör. kayıtların ilgili mevzuatta öngörülen sürelerle saklanması) — KVKK m. 5/2-ç.

A3. Saklama süreleri

• Demo/erken erişim talepleri: talep sonuçlanmadan kapatıldığında, kapatılmasından itibaren 12 ay sonra otomatik silinir; abone olan işletmenin talebi hesap verileriyle birlikte saklanır.
• Abone hesabı verileri: abonelik süresince; hesap kapatma talebinden itibaren 30 gün içinde kişisel veriler silinir. Ödeme ve fatura kayıtları ile onay kayıtları, ilgili mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanır.
• Yönetim ekranı erişim kayıtları: 2 yıl. Hata kayıtları: 90 gün.

A4. Aktarım

Verileriniz yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve aşağıdaki hizmet sağlayıcılara aktarılır: veritabanı ve otomasyon sunucuları (Natro, Türkiye); web sitesi ve panel uygulaması (Netlify, ABD); e-posta gönderimi (Natro, Türkiye); sitedeki demo sohbetinin yapay zekâ yanıtları (OpenAI, ABD; asistanlardan ayrı projede); ekibimize yeni talep bildirimi (Telegram, Birleşik Arap Emirlikleri); ekibimize giden e-posta bildirimleri (Google Gmail, ABD; kişisel veri içermez, yalnızca “yeni kayıt, firma adı ve yönetim paneli bağlantısı”). Yurt dışına aktarım, KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen usul ve esaslara uygun şekilde yapılır.

B1. Veri sorumlusu işletmedir

Bir işletmeye WhatsApp, Instagram veya web sitesi sohbeti üzerinden yazdığınızda, yazışmanızın ve randevu/rezervasyon bilgilerinizin veri sorumlusu o işletmedir. Clevortex, işletmeye sunduğu asistan hizmeti kapsamında bu verileri yalnızca işletme adına ve onun talimatlarıyla işler. İşletmenin aydınlatma metni, asistanın ve randevu sayfasının verdiği bağlantıda (clevortex.com/kvkk/<işletme>) yer alır.

B2. İşletme adına işlenen veriler

• Ad soyad
• Telefon numarası
• Randevu/rezervasyon talebine ilişkin bilgiler (tarih, saat, hizmet türü)
• Yazışma içeriği (mesaj metinleri)

Bu veriler randevu/rezervasyon taleplerinin oluşturulması, değiştirilmesi ve iptal edilmesi ile sorularınıza otomatik veya insan destekli yanıt verilmesi amacıyla, işletmenin talimatı doğrultusunda işlenir.

B3. Saklama

Asistanla yapılan yazışmalar, ad ve telefon gibi kişisel veriler maskelenerek 90 gün süreyle saklanır ve bu sürenin sonunda otomatik olarak silinir. Randevu geçmişiniz, işletmeyle olan ilişkiniz devam ettiği sürece işletme adına saklanır. Yetkiliyle görüşme talepleri, geri dönüş yapılabilmesi için ad, telefon ve talep özetiyle birlikte işletmeye iletilir; bildirimler işletmenin kendi Telegram hesabına gönderilir.

Teknik destek erişimi

Teknik destek, hata giderme ve güvenlik amacıyla yetkili Clevortex personeli, işletme hesabındaki kayıtları yalnızca okuma yetkisiyle ve iki aşamalı doğrulamayla korunan bir yönetim ekranı üzerinden görüntüleyebilir. Her erişim; erişen kişi, tarih ve görüntülenen bölüm bilgisiyle kayıt altına alınır ve bu kayıtlar 2 yıl boyunca saklanır.

B4. Yapay zeka ile yanıt üretimi, maskeleme ve aktarım

Asistan, mesajlara anlamlı ve hızlı yanıt verebilmek için yapay zeka hizmet sağlayıcısı OpenAI, L.L.C. (ABD) altyapısını kullanır. Mesajlar yapay zekaya iletilmeden önce adınız, telefon numaranız ve T.C. kimlik numaranız otomatik olarak maskelenir (ör. “[AD_1]”, “[TEL_1]”). E-posta adresi, açık adres ve mesajda yazdığınız diğer bilgiler (ör. sağlık şikâyeti) bugün maskelenmeden iletilebilir; bu bilgileri asistana yalnızca gerekiyorsa yazmanızı öneririz. OpenAI, API hizmet koşulları gereği, kendisine gönderilen içerikleri yapay zeka modellerinin eğitiminde kullanmaz.

Randevu ve iletişim kayıtları Türkiye'deki sunucularda (Natro) saklanır. Panel ve randevu formu Netlify (ABD) üzerinden çalışır; yapay zekâ yanıtları OpenAI (ABD) ile üretilir, WhatsApp ve Instagram mesajları Meta altyapısı üzerinden iletilir. Yurt dışına aktarım, KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen usul ve esaslara uygun şekilde yapılır.

2. İlgili kişinin hakları ve başvuru

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Bu işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz. A bölümündeki veriler için başvurunuzu doğrudan Clevortex'e (kvkk@clevortex.com) iletebilirsiniz. B bölümündeki veriler için başvuru, veri sorumlusu olan işletmeye yapılır; Clevortex'e iletilen başvurular gecikmeksizin ilgili işletmeye yönlendirilir. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak yanıtlanır.

Çerezlerle ilgili ayrıntılar için Çerez Politikası, genel bilgi için Gizlilik Politikası.